برای این منظور، گروهی از شاعران و هنرمندان از شهرهای مختلف کشور، در این دو روز مهمان شاعران، هنرمندان و دوستداران فرهنگ همدان خواهند بود که علاوه بر شرکت در مراسم اختتامیه، در محفل‌های دیگری نیز با حضور شاعران همدانی شرکت خواهند کرد.
در مراسم اختتامیه نخستین دوره جایزه، علاوه بر تندیس ویژه جایزه کتاب سال شعر «الوند» با طراحی استاد قباد شیوا به یکی از مجموعه‌های شعر منتشرشده در سال گذشته، تندیس ویژه «انجمن نقد ادبی ایران» نیز به کتاب شعر دیگری اهدا خواهد شد.
در این رویداد ملی، علاوه بر برخی نهادهای خصوصی مرتبط با کتاب، نشریه‌های منطقه‌ای «الوند» و «همدان‌نامه» نیز مشارکت داشته‌اند.
